Обязанности:

• Деятельность по обеспечению функционирования организации, заказ канцтоваров, воды, оргтехники, телефонов, подарков и сувениров
• Организация работы с документами
• Прием и первичная обработка входящих/ исходящих документов
• Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
• Организация хранения документов
• Ведение базы данных документов организации
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Деятельность по организации конференций и выставок (включая выставки за пределами РФ)
• Выполнение необходимых переводов с английского и/или немецкого языка на русский язык, а также с русского на английский и/или немецкий
• Взаимодействие и работа с арендодателем
• Работа с банком (по обеспечению сотрудников зарплатными/корпоративными банковскими картами) и операторами сотовой связи
• Работа с курьерскими службами
• Прием и распределение телефонных звонков организации
• Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
• Встреча посетителей, оформление пропусков
• Организация и бронирование переговорных комнат
• Сервировка чайного (кофейного) стола для посетителей
• Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
• Организация телефонных переговоров руководителя/менеджеров
• Организация командировок руководства и менеджеров
• Обеспечение руководителя информацией
• Составление по поручению руководства писем, запросов, других документов, подготовка ответов на запросы
• Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации
• Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками
• Подготовка документов на получение визы/ заграничного паспорта для сотрудников компании, для клиентов компании
• Подготовка документов на получение визы для иностранных коллег компании
• Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
• Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
• Ведение информационно-справочной работы

• Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

• Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
• Применять информационно-коммуникационные технологии;
• Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
• Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
• Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• Обеспечивать конфиденциальность информации;
• Создавать положительный имидж организации;
• Оценивать результаты в рамках поставленных задач;
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности
• Знание иностранных языков.

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ
• ДМС, включающее стоматологию
• Стандартный график работы 5/2 с 9:00 до 18:00
• Достойный уровень заработной платы